Avant de se lancer dans la procédure de licenciement, l’employeur doit respecter un certain formalisme afin d’éviter tout contentieux.
L’une de ces étapes est l’entretien préalable au licenciement, qui fait l’objet de règles précises à respecter. À connaître pour respecter les droits de chacun et aboutir à une rupture du contrat de travail conforme.
Quelles sont les règles applicables à l’entretien préalable au licenciement ?
L’entretien préalable au licenciement est une étape obligatoire avant toute rupture du contrat de travail à l’initiative de l’employeur (article L1232-2 du Code du travail). “Dans les entreprises de 11 salariés et plus, l’employeur convoque le salarié à un entretien préalable en vue de son éventuel licenciement”.
La lettre de convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, ou remise en main propre contre décharge. Elle doit mentionner l’objet de la convocation, ainsi que la date, l’heure et le lieu, mais également permettre au salarié d’être assisté dans cette démarche. Ce dernier peut être assisté d’une personne membre du personnel, ou d’un conseiller extérieur inscrit sur une liste départementale, si toutefois l’entreprise ne dispose pas d’un élu ou représentant du personnel.
L’employeur doit impérativement laisser un délai minimum de cinq jours ouvrables entre la réception et la date d’entretien. Ce délai a pour objectif de permettre au salarié de faire valoir ses droits, préparer sa défense et éventuellement solliciter un conseiller. À défaut, les obligations légales n’étant pas respectées, la procédure sera déclarée nulle avec les sanctions encourues pour l’employeur.
Préparer l’entretien préalable
Pour l’employeur, la préparation de l’entretien préalable est une étape très sérieuse qu’il doit aborder en toute rigueur. Il lui faut d’abord analyser objectivement les faits reprochés au salarié, rassembler les preuves et s’assurer que les raisons avancées justifient un licenciement. Rédiger une fiche de synthèse des faits reprochés sur laquelle se baser pendant l’entretien peut être utile.
Parallèlement, l’employeur doit préparer les arguments qu’il souhaite faire valoir auprès du salarié. Là encore, il est important d’adopter une approche factuelle et objective, loin des jugements de valeur ou des émotions. L’objectif est de créer un climat propice à l’écoute et à l’échange afin de permettre au salarié d’exposer ses explications et/ou de contester tel ou tel point. Cette préparation est nécessaire afin que l’employeur ne perde pas le fil de la discussion et puisse aboutir à une décision éclairée.
Quelles sont les étapes de l’entretien ?
Le jour J, l’employeur doit accueillir le salarié dans un endroit « neutre », propice aux échanges : un bureau, une salle de réunion calme… de manière à ce que la situation ne soit pas trop pesante et à éviter les regards d’un collègue en passant.
L’entretien doit débuter par la présentation claire du motif de l’entretien, pour que le salarié sache d’emblée ce qui va être abordé plus précisément.
L’employeur détaille ensuite les motifs du projet de licenciement, en s’appuyant sur des éléments factuels, précis et vérifiables. Puis, il laisse le salarié s’exprimer librement, poser ses questions, présenter ses arguments/explications… L’écoute active est de mise et l’employeur doit prendre des notes afin d’avoir une trace écrite de ce qui a été échangé.
Le salarié peut se faire assister par une personne tierce de son choix (membre du conseil syndical ou autre…). L’employeur devra alors veiller à ce que cette personne n’intervienne que pour conseiller le salarié dans ses propos, sans nuire au bon déroulement de l’entretien. Pour vous aider à bien structurer votre entretien, nous vous proposons cette check-list à respecter :
- Sélectionner un lieu approprié (espace isolé des autres bureaux), permettant de traiter la procédure avec la confidentialité requise.
- Préparer une documentation adaptée qui sera remise au salarié (éléments factuels supportant le projet de licenciement).
- Accorder un temps raisonnable à l’entretien, afin de ne pas précipiter les échanges au risque d’en perdre la qualité.
- Amener le salarié à verbaliser ses émotions et ses craintes/ses limites.
- Synthétiser les principaux points abordés durant l’entretien, et détailler si possible les étapes suivantes de la procédure.
A la fin de l’entretien, nous vous conseillons de rappeler les étapes suivantes de la procédure (délai avant décision finale…). Ce petit geste sera bénéfique pour apaiser les craintes du salarié, et instaurer un climat de confiance, même si ce n’est pas toujours évident en période difficile.
Les suites de l’entretien et ses conséquences
Après l’entretien, l’employeur doit prendre le temps de réfléchir aux éléments échangés et à la légitimité des arguments du salarié. Cette étape de réflexion est importante afin d’éviter une décision précipitée ou abusive. Si l’employeur décide de continuer la procédure de licenciement, il devra rédiger la lettre de licenciement, celle-ci devant être motivée et respecter les règles légales.
La notification du licenciement devra être effectuée au moins deux jours ouvrables après l’entretien, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre devra mentionner les motifs du licenciement et, le cas échéant, les conditions de départ du salarié (préavis, indemnité de licenciement…). Cette lettre marque la fin de la procédure de licenciement.
A l’inverse, si l’employeur décide finalement de ne pas licencier le salarié, cette décision doit être communiquée au salarié clairement, et de préférence par écrit, afin d’éviter toute ambiguïté. L’entretien préalable est une étape incontournable qui, au-delà du cadre légal, contribue à renforcer le dialogue social dans l’entreprise et à assurer une gestion des ressources humaines juste et respectueuse.
